Faktury z zagranicznym VAT a KSeF: polski wystawca musi je wysłać do systemu

Kto decyduje o obowiązku

O tym, czy faktura trafia do KSeF, nie rozstrzyga kraj kontrahenta ani miejsce opodatkowania. Liczy się status wystawcy, rodzaj transakcji, miejsce świadczenia i ustawowe wyłączenia (KSeF faktury zagraniczne – zasady dla polskich firm - SzybkaFaktura.pl – szybkafaktura.pl). Podatnik zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przesyła do systemu także faktury dla zagranicznych odbiorców.

Doradca podatkowy Rafał Styczyński zwraca uwagę, że gdy polska spółka sprzedaje usługi przedsiębiorcy z Islandii, dokumenty i tak powinny przejść przez KSeF. Nie zmienia tego fakt, że rozliczenie VAT następuje wyłącznie na Islandii, a na fakturze widnieje podatek naliczony według tamtejszych przepisów (Faktury z zagranicznym VAT - czy trzeba wystawiać je w KSeF? – Prawo.pl). Samo zarejestrowanie się jako podatnik VAT w państwie trzecim nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.

Faktury zakupowe zostają poza systemem

Inaczej wygląda druga strona obrotu. Faktur otrzymanych od zagranicznych dostawców nie wprowadza się do KSeF. Obowiązek dotyczy dokumentów wystawianych przez polskiego przedsiębiorcę, nie tych, które do niego przychodzą.

Jak przekazać fakturę kontrahentowi

Fakturę wystawioną w KSeF dla zagranicznego odbiorcy udostępnia się w uzgodniony sposób, na przykład jako plik PDF z kodem QR. Sposób przekazania trzeba więc ustalić z kontrahentem, bo zagraniczny nabywca nie odbiera dokumentu przez KSeF.

Co sprawdzić przed wystawieniem

Przed wystawieniem faktury dla firmy z zagranicy warto sprawdzić cztery rzeczy: czy przedsiębiorca jest objęty obowiązkiem KSeF, czy transakcja nie jest wyłączona ustawowo, gdzie znajduje się miejsce świadczenia oraz czy dokument wystawia polski podmiot. Dopiero po tej weryfikacji wiadomo, czy faktura musi trafić do systemu.

Źródła

• KSeF faktury zagraniczne – zasady dla polskich firm - SzybkaFaktura.pl – szybkafaktura.pl
• Faktury z zagranicznym VAT - czy trzeba wystawiać je w KSeF? – Prawo.pl