Ile kosztuje księgowość dla JDG w 2026 roku: biuro rachunkowe czy aplikacja

Dwie drogi: biuro albo aplikacja

Dla jednoosobowej działalności są dwa podstawowe rozwiązania. Pierwsze to biuro rachunkowe, drugie to aplikacja księgowa, w której samodzielnie wystawiasz faktury i generujesz deklaracje.

Według zestawienia serwisu KosztyFirmy.pl (aktualizacja z 23 marca 2026 r.) biuro kosztuje 200–500 zł miesięcznie, a aplikacja 39–150 zł. Serwis zaznacza, że część linków na stronie to linki partnerskie, a ceny mogą się różnić od aktualnych, więc traktuj widełki jako punkt odniesienia.

Od czego zależy cena w biurze

Cena zależy od trzech rzeczy: liczby dokumentów w miesiącu, tego, czy jesteś płatnikiem VAT, i formy opodatkowania. Najtaniej wychodzi ryczałt.

Według tego samego zestawienia ryczałt w biurze to 150–250 zł, a skala lub podatek liniowy 200–400 zł. Skala lub liniowy razem z VAT to 350–500 zł. W aplikacji odpowiednie widełki wynoszą 39–80 zł, 50–120 zł i 80–150 zł.

Przykład cennika z lokalnego biura

Cenniki konkretnych biur bywają niższe od średnich. Biuro rachunkowe z Gorzowa podaje na stronie ceny orientacyjne: ryczałt ewidencjonowany od 120 zł, ryczałt dla podatnika VAT od 150 zł, księga przychodów i rozchodów od 150 zł.

Słowo „od” w takich cennikach oznacza dolną granicę. Ostateczna kwota zwykle rośnie wraz z liczbą dokumentów, więc zawsze pytaj o wycenę dla własnego przypadku.

Kiedy aplikacja wystarczy

Serwis podaje prosty przykład: przy 5 fakturach miesięcznie wystarczy aplikacja za 80 zł. Taki wariant sprawdza się przy ryczałcie, małej liczbie dokumentów i prostym biznesie, kiedy sam pilnujesz zmian w przepisach.

Trzeba pamiętać o różnicy w odpowiedzialności. W aplikacji za błędy odpowiadasz sam, a w biurze rachunkowym, według serwisu, odpowiada biuro, które ma ubezpieczenie OC.

Kiedy lepsze jest biuro

Biuro opłaca się wtedy, gdy masz powyżej 20–30 dokumentów miesięcznie, jesteś VAT-owcem z fakturami zagranicznymi albo przychód przekracza 15 000 zł miesięcznie. Przykład z serwisu: przy 30 fakturach i VAT biuro za 400 zł oszczędzi nerwów i kar.

Biuro ma też doradzać przy zmianie formy opodatkowania i pilnować terminów. To część usługi, za którą płacisz więcej niż w aplikacji.

Czy koszt księgowości odliczysz

Przy skali podatkowej i podatku liniowym koszt księgowości jest kosztem uzyskania przychodu. Przy ryczałcie kosztów nie odliczasz.

Serwis podaje przykład: przy liniowym 19% biuro za 400 zł oznacza 76 zł mniej podatku. To uproszczone wyliczenie, które nie uwzględnia składki zdrowotnej ani innych elementów rozliczenia.

Pytania do biura przed podpisaniem umowy

Zanim podpiszesz umowę, zapytaj, czy biuro ma ubezpieczenie OC, ile dokumentów jest w cenie i ile kosztuje nadwyżka. Zapytaj, czy obsługuje VAT i faktury zagraniczne oraz jak szybko odpowiada na pytania.

Sprawdź też, czy biuro doradza przy zmianie formy opodatkowania i czy masz dostęp online do swoich dokumentów. Odpowiedzi na te pytania często mówią więcej niż sama miesięczna stawka.

Źródła

KosztyFirmy.pl — Ile kosztuje księgowość dla JDG w 2026? (23.03.2026) Biuro rachunkowe Gorzów — przykładowy cennik

Zdjęcie: Kelly Sikkema / Unsplash