Badania lekarskie pracowników tylko elektronicznie od października 2026 – co musisz wiedzieć

Co się zmienia i od kiedy

Od 18 października 2026 roku lekarze medycyny pracy przestają wystawiać papierowe zaświadczenia o zdolności do pracy (Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października). Orzeczenia będą dostępne wyłącznie w formie elektronicznej – jako pliki PDF w Internetowym Koncie Pacjenta. Tradycyjny obieg dokumentów, w którym pracownik odbierał papier w przychodni i dostarczał go osobiście pracodawcy, odchodzi do przeszłości.

Ważne: wszystkie papierowe orzeczenia wystawione przed 18 października 2026 roku pozostają ważne do daty wskazanej w dokumencie (Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października).

Jak będzie działać nowy system – krok po kroku

Pracownik udaje się na badania profilaktyczne do placówki medycyny pracy. Po zakończeniu badań lekarz wystawia orzeczenie elektroniczne i wprowadza je do systemu. Dokument trafia automatycznie na Internetowe Konto Pacjenta pracownika.

Następnie pracownik loguje się do IKP (przez przeglądarkę lub aplikację mobilną), znajduje orzeczenie w zakładce z dokumentami medycznymi i pobiera je jako plik PDF. Może go od razu przesłać pracodawcy e-mailem lub przez komunikator firmowy.

Jednocześnie podstawowa jednostka służby medycyny pracy ma obowiązek przekazać orzeczenie bezpośrednio pracodawcy – w sposób ustalony w umowie między firmą a placówką (Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października). Może to być automatyczny e-mail, przesłanie przez system kadrowy lub inna uzgodniona forma elektroniczna.

Wyjątki od elektronicznej formy

Przepisy przewidują sytuacje awaryjne (Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października). Gdy system informatyczny nie działa, brakuje dostępu do internetu lub wystąpią inne problemy techniczne, lekarz może wystawić orzeczenie w formie papierowej. Pracownik ma też prawo poprosić o wydruk elektronicznego orzeczenia z odręcznym podpisem lekarza – na przykład gdy nie potrafi obsługiwać komputera lub nie ma dostępu do IKP.

Co musisz zrobić jako pracodawca

Jeśli zatrudniasz pracowników, sprawdź umowę z placówką medycyny pracy. Ustal, w jaki sposób będą przekazywane elektroniczne orzeczenia – czy mailem na wskazany adres, przez system kadrowy, czy inaczej. Upewnij się, że masz sprawny adres e-mail służbowy i że osoby odpowiedzialne za kadry wiedzą, gdzie szukać dokumentów.

Przygotuj miejsce do archiwizowania elektronicznych orzeczeń. Może to być zabezpieczony folder na komputerze (z hasłem i dostępem tylko dla upoważnionych osób), płatna chmura z szyfrowaniem (np. Dropbox Business od 45 zł miesięcznie za użytkownika) lub prosty system kadrowy online (od 10 zł miesięcznie za pracownika). Ważne, by pliki były chronione przed dostępem osób trzecich – to dane osobowe podlegające RODO.

Co z pracownikami bez IKP lub umiejętności cyfrowych

Jeśli zatrudniasz osoby starsze, pracowników fizycznych lub kogoś, kto nie radzi sobie z komputerem, poinformuj ich o zmianie z wyprzedzeniem. Pracownik bez Internetowego Konta Pacjenta powinien je założyć – można to zrobić przez stronę pacjent.gov.pl, w przychodni lub w punkcie potwierdzania profilu zaufanego.

W razie trudności pracownik może poprosić lekarza o wydruk orzeczenia z podpisem (Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października). To rozwiązanie awaryjne, ale legalne. Może też upoważnić kogoś z rodziny do pobrania dokumentu ze swojego IKP i przesłania go pracodawcy.

Koszty i konsekwencje dla małych firm

Sama zmiana formy orzeczenia nie powinna wpłynąć na cenę badań profilaktycznych – placówki medycyny pracy już teraz korzystają z systemów elektronicznych. Koszty po stronie pracodawcy to ewentualne zabezpieczenie archiwum cyfrowego (od 0 zł za folder na komputerze do kilkudziesięciu złotych miesięcznie za chmurę lub system kadrowy).

Przepisy nie przewidują kar za sam brak elektronicznego orzeczenia, ale pracodawca nadal odpowiada za dopuszczenie pracownika do pracy bez ważnych badań – grozi za to mandat do 2000 zł lub kara grzywny (Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października). Dlatego warto zadbać o sprawny obieg dokumentów już teraz.

Kiedy zacząć przygotowania

Masz czas do października 2026 roku, ale lepiej nie czekać do ostatniej chwili. Skontaktuj się z placówką medycyny pracy w pierwszej połowie 2026 roku i ustal szczegóły. Poinformuj pracowników o zmianie na kilka miesięcy przed terminem, by mieli czas założyć IKP i oswoić się z nowym systemem. Przygotuj miejsce do archiwizacji elektronicznych plików i upewnij się, że osoby odpowiedzialne za kadry wiedzą, jak postępować z nowymi dokumentami.

Źródła

• Profilaktyczne badania lekarskie pracowników – zmiana przepisów od 18 października